Die Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit = nur extern?
Bei der Öffentlichkeitsarbeit denkt man meist zuerst an alle Kommunikation der Initiative die nach Außen geht. Dazu zählt aber auch die Kommunikation innerhalb der eigenen Organisation und mit Partner*innen. Jetzt schauen wir erst die Kommunikation innerhalb deiner Initiative.
Verstehe dies als Startpunkt und ersten Überblick zu dem Thema. Vieles mag am Anfang recht banal klingen aber es sind essentielle Bausteine für eine gelungene interne Kommunikation.
Auf dem Laufenden bleiben
Der Kommunikationsmodus
Die Kommunikation nach innen ist wichtig, um ein Gemeinschaftsgefühl und Transparenz zu erzeugen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.
Alle auf dem Laufenden zu halten ist gerade dann besonders wichtig, wenn ihr als Initiative an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeitet oder an einem größeren Projekt mit Untergruppen.
Dafür musst du wissen, wie du die Menschen in deiner Initiative erreichst. Im ersten Schritt solltest du Absprachen dazu treffen, wie das laufen soll. Das lohnt sich, um es klar festzulegen und unterschiedliche Vorlieben zu berücksichtigen.
Das Proktollieren
Ein gut geführtes Protokoll kann diese Funktion, Updates zu geben, erfüllen. Dabei sollte Einsatz sichtbar sein und gewertschätzt werden. Alle sollten wissen, wo das Protokoll zu finden ist. Wenn es nach dem Treffen fertig gestellt ist, reicht schon eine kurze Nachricht, um alle zu informieren.
Die Zugänglichkeit
Das etwas irgendwo hochgeladen ist, heißt noch nicht, dass es für alle zugänglich ist. Damit das Wissen zugänglich ist, sollte Mitgliedern klar sein, wo Dateien hochgeladen werden, wie die Ordner/ Tags/ Label funktionieren und welche Zugangsberechtigungen sie haben. Neue Personen im direkten Gespräch abzuholen oder euch gemeinsam durchzuklicken lohnt sich!
Die Kommunikationsmittel
Mit einem Gruppenchat, wo Bilder von Aktionen oder Treffen geteilt werden, kannst du die Gruppe auf dem Laufenden halten. Wenn man nicht drüber redet, weiß auch niemand, dass es passiert oder welche Erlebnisse ein Teil der Gruppe hatte. In den Chat könnest du auch zwischendurch motivierende Nachrichten reinschreiben oder zusammenfassen, wenn etwas toll gelaufen ist.
Wissenstransfer schaffen
Der Wissenspeicher
Zum Ende eines Projekts ist es sinnvoll, die Unterlagen nochmal durchzugehen. Stellt euch vor, ihr würdet mit zukünftigen Mitgliedern reden. Was wird ihnen helfen, dieses Projekt zu verstehen und selber umzusetzen? Wie könnt ihr eure Learnings weitergeben? Wie schafft ihr es, bestehende Kontakte und Strukturen zu erhalten?
Dinge, die nicht relevant sind, könnt ihr löschen und andere Unterlagen klar benennen, damit sie leicht auffindbar sind. Das spart euch und anderen zukünftig Arbeit. Dafür sind auch Email-Beispiele Gold wert, die wieder benutzt werden können oder als Inspiration dienen, wenn man etwas Ähnliches schreiben will, aber noch keine Erfahrung hat. Erstellt eine Liste mit Kontakten z.B. von Menschen und Organisationen, zu denen ihr für Werbung, Essen, Raumbuchungen oder als Referent*in Kontakt hattet.
Achtung! Datenschutz!
Stelle sicher, dass die Kontakte nicht öffentlich zugänglich sind und es für die Personen auch in Ordnung ist, wenn ihre Kontakte intern weitergegeben werden.
Tipps und TricksErfahrungen aufschreiben
Von Innen nach Außen
Nicht zuletzt ist die interne Kommunikation auch eine Voraussetzung, um zu wissen, welche Updates ihr an Partnerorganisationen oder anderen Interessent*innen geben wollt. Hierfür braucht ihr die Informationen dazu, was läuft und, wenn möglich, auch passende Bilder dazu. Auch potenziellen Mitgliedern könnt ihr dadurch besser erzählen und zeigen, was ihr macht.
Bei allen Tipps, Empfehlungen und guten Beispielen, zählt aber nach wie vor: Better done than perfect! Es geht nicht darum, sofort alles tadellos umzusetzen sondern erstmal ins Handeln und Ausprobieren zu kommen. Mit der Erfahrung kommt alles andere.
Damit dir und deiner Gruppe das etwas leichter fällt, gibt es hier nun noch ein paar Beispiele. Mit einem Klick auf die rechte obere Ecke kannst du das jeweilige Dokument im Vollbild durchscrollen.
Interne Auswertung der Veranstaltung Grüne Ersti Hütte (2019)
Externer Abschlussbericht der Nachhaltigkeitswoche Hohenheim (2019)
Schritt 3
Jetzt hast du dich mit den ganzen Tipps auseinandergesetzt. Reflektiere an dieser Stelle, wie es bei dir in der Gruppe oder Initiative aussieht.